Từ ngày 1/1/2026, cơ chế thuế khoán đối với hộ kinh doanh chính thức chấm dứt, thay thế bằng phương thức kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế. Sự thay đổi này được xem là bước chuyển quan trọng trong quản lý thuế, nhằm tăng tính minh bạch và bảo đảm công bằng hơn giữa các chủ thể kinh doanh.
Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn không ít băn khoăn khi thực hiện chuyển đổi. Tại Tọa đàm "Tháo gỡ vướng mắc chuyển đổi thuế khoán sang kê khai" dành cho hộ kinh doanh của TheLEADER tổ chức mới đây, bà Lê Thị Duyên Hải, Phó Tổng Thư ký Hội tư vấn Thuế Việt Nam đã có hướng dẫn chi tiết 7 bước mà hộ kinh doanh cần làm khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai:
Bước 1: Rà soát doanh thu, xác định nhóm hộ và phương pháp thuế
Hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế năm 2025, ước doanh thu 2026 để xác định nhóm áp dụng. Hai mốc quan trọng là 500 triệu đồng và 3 tỷ đồng, quyết định chế độ thuế, kế toán, hóa đơn và phần mềm sử dụng trong năm 2026.
Doanh thu dưới 500 triệu đồng: Hộ tạm thời không phải kê khai thuế theo quý, không bắt buộc sử dụng hóa đơn, không phải ghi sổ kế toán và không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT, TNCN trong năm 2026. Nếu cuối năm doanh thu vượt ngưỡng, hộ sẽ kê khai doanh thu thực tế và nộp thuế phát sinh vào ngày 31/1/2027, hầu như không phát sinh tiền chậm nộp hay xử phạt.
Trường hợp có khả năng vượt 500 triệu trong năm 2026: Có hai khả năng. Một là kê khai vào 31/1/2027. Hai là nếu vượt ngưỡng ngay trong 6 tháng đầu năm thì thời điểm kê khai rơi vào 30/6 hoặc 30/7/2026, tương tự hộ mới ra kinh doanh theo dự thảo nghị định. Dù theo kịch bản nào, các hộ dưới 500 triệu tại thời điểm đầu năm 2026 đều có thời gian chuẩn bị, tập hợp chứng từ và tổng hợp doanh thu trước khi thực hiện nghĩa vụ thuế, không bị yêu cầu kê khai ngay hay bị tính tiền chậm nộp từ thời điểm vượt ngưỡng.
Doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên: Hộ chỉ được áp dụng phương pháp tính thuế TNCN theo doanh thu trừ chi phí. Do đó, cần chuẩn bị sớm hóa đơn mua hàng, chứng từ chi phí như thuê mặt bằng, thuê lao động… Việc tập hợp đầy đủ chứng từ giúp phản ánh đúng chi phí thực tế và số thuế phải nộp.
Rủi ro lớn nhất với nhóm này là không xác định được chi phí hợp lệ do chưa có thói quen lấy hóa đơn và lưu trữ chứng từ. Với các hộ doanh thu trên 500 triệu đến dưới 3 tỷ, trong giai đoạn chuyển đổi vẫn có thể áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu – cách tính đơn giản, tương tự hiện hành – để có thời gian hình thành kỷ luật quản lý chứng từ.
Khi doanh thu vượt mốc 3 tỷ, hộ không còn quyền lựa chọn phương pháp tỷ lệ trên doanh thu mà bắt buộc phải hạch toán đầy đủ chi phí. Vì vậy, các hộ dưới 3 tỷ nhưng chưa sẵn sàng về chứng từ nên tranh thủ năm 2026 xây dựng thói quen quản lý hóa đơn đầu vào, để khi bước sang năm 2027 có thể chuyển sang nhóm tính thuế theo doanh thu trừ chi phí một cách thuận lợi.
Việc xác định đúng nhóm hộ ngay từ đầu năm 2026 là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục và nghĩa vụ thuế, đồng thời giúp hộ chủ động tuân thủ và tối ưu số thuế phải nộp.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho khi chuyển đổi (nếu thuộc diện trên ngưỡng)
Chỉ các hộ áp dụng phương pháp doanh thu trừ chi phí mới phải tính đến hàng tồn kho khi xác định thuế TNCN. Với các hộ có doanh thu dưới 3 tỷ, áp dụng tỷ lệ trên doanh thu, hàng tồn kho không phải căn cứ tính thuế mà chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc, tính hợp pháp của hàng hóa.
Việc không có hóa đơn đầu vào nhưng có hàng tồn kho vẫn không cản trở việc xuất hóa đơn bán ra. Tuy nhiên, hàng tồn kho vẫn cần thiết để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, chứ không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của nhóm dưới 3 tỷ. Riêng nhóm trên 3 tỷ, tồn kho là yếu tố quan trọng khi tính thuế. Tùy nhóm doanh thu, hộ cần chủ động kiểm kê phù hợp.
Bước 3: Đăng ký hóa đơn điện tử (nếu dự kiến doanh thu từ 1 tỷ đồng)
Phần lớn hộ có doanh thu trên 1 tỷ năm 2025 đã thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh thu cơ quan thuế quản lý có thể thấp hơn doanh thu thực tế. Vì vậy, các hộ dự kiến doanh thu năm 2026 vượt 1 tỷ, kể cả hộ khoán, nên đăng ký hóa đơn điện tử sớm để làm quen hệ thống, phần mềm bán hàng, tránh vi phạm khi chính thức áp dụng.
Hiện nhiều phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử cung cấp miễn phí cho hộ kinh doanh, kể cả chưa thuộc diện bắt buộc. Việc sử dụng sớm giúp hộ vận hành thành thạo khi quy mô tăng và bước vào diện bắt buộc.
Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán
Các hộ thuộc nhóm 2, 3, 4 nên làm quen dần với sổ sách kế toán trước khi chính thức áp dụng.
Bước 5: Hoàn tất đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế
Đăng ký đúng giúp tránh rủi ro bị xử phạt và tránh bị chuyển thu nhập sang diện tiền lương, tiền công (thuế lũy tiến tới 35%). Với nhiều trường hợp (dạy thêm, đại lý, cho thuê nhà…), đăng ký kinh doanh còn giúp tối ưu nghĩa vụ thuế
Bước 6: Tách tài khoản ngân hàng cho hoạt động kinh doanh
Hộ kinh doanh cần có tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và khai báo đầy đủ với cơ quan thuế. Tài khoản có thể đứng tên chủ hộ hoặc thành viên trong hộ. Nếu không khai báo, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc tính thuế toàn bộ dòng tiền vào tài khoản như thu nhập cá nhân, thậm chí xem là thu nhập chưa kê khai. Việc tách và khai báo tài khoản nên hoàn tất ngay trong tháng 12/2025 để sẵn sàng cho năm 2026.
Bước 7: Thực hiện kê khai thuế
Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng kê khai thuế theo quý, tờ khai đầu tiên nộp vào ngày 30/4/2026. Tuy nhiên, các công việc chuẩn bị như đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán và tài khoản ngân hàng phải được triển khai từ 1/1/2026.
Giai đoạn từ tháng 1–4/2026 là thời gian quan trọng để rà soát chứng từ, doanh thu, chi phí và điều chỉnh số liệu trước khi kê khai. Hộ mới ra kinh doanh trong năm 2026 được áp dụng thời điểm kê khai linh hoạt tùy thời điểm bắt đầu hoạt động.
Lưu ý, hộ kinh doanh phải hoàn tất xác thực định danh điện tử và sử dụng chữ ký số để khai thuế, xuất hóa đơn điện tử qua eTax Mobile. Hiện nhiều nhà cung cấp đã hỗ trợ miễn phí phần mềm và chữ ký số cho hộ kinh doanh mới.