Từ tháng 5/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công đoàn 2024 chính thức có hiệu lực, bổ sung nhiều quy định liên quan đến tài chính công đoàn. Trong đó, nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm là nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, bên cạnh các khoản thuế và BHXH đang thực hiện.
Cụ thể, theo quy định tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải thành lập công đoàn cơ sở. Tuy nhiên, dù có hay không có công đoàn, doanh nghiệp vẫn phải đóng kinh phí công đoàn với mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định của Luật Công đoàn 2024.
Khoản kinh phí này được nộp về hệ thống Công đoàn Việt Nam. Trong trường hợp doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở, ngoài khoản kinh phí công đoàn 2%, các đoàn viên công đoàn trong doanh nghiệp còn phải đóng đoàn phí công đoàn với mức 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025.
Sau khi quy định có hiệu lực, một số doanh nghiệp, đặc biệt là khối doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), có những băn khoăn liên quan đến nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, cách xác định mức đóng, trường hợp chưa từng thực hiện trước đây cũng như việc có nên thành lập công đoàn cơ sở hay không?
Để giải đáp thắc thắc này, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với ông Nguyễn Thúc Khoa (CMA Aust, CPIA, CGBA), nhà sáng lập ERIC Capital, để làm rõ thêm các nội dung doanh nghiệp cần lưu ý.
Theo ông, doanh nghiệp cần hiểu đúng quy định về yêu cầu đóng kinh phí công đoàn tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP ra sao, và liệu có nguy cơ doanh nghiệp bị xử phạt nếu chưa thực hiện đúng trong thời gian tới?
Điều đầu tiên tôi muốn làm rõ: đóng kinh phí công đoàn không phải nghĩa vụ mới. Quy định này đã tồn tại từ Nghị định 191/2013/NĐ-CP tức là hơn 12 năm trước. Doanh nghiệp Việt Nam đã có nghĩa vụ đóng 2% kinh phí công đoàn từ năm 2013, bất kể có thành lập công đoàn cơ sở hay không.
Vấn đề là suốt hơn một thập kỷ qua, cơ chế thực thi quá lỏng. Việc thu phụ thuộc hoàn toàn vào công đoàn cấp trên chủ động đến yêu cầu, không ai đến hỏi thì không ai đóng. Hệ quả là phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt những đơn vị chưa có công đoàn cơ sở, đã bỏ qua nghĩa vụ này nhiều năm liên tiếp mà không bị xử lý.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP không tạo ra nghĩa vụ mới, nó siết lại cơ chế thực thi của một nghĩa vụ đã có từ lâu. Thay đổi cốt lõi là: doanh nghiệp phải đóng kinh phí công đoàn cùng thời điểm đóng BHXH. Khi dữ liệu BHXH đã số hóa và liên thông, hệ thống có thể tự động đối chiếu: doanh nghiệp nào đang đóng BHXH cho bao nhiêu lao động, quỹ lương bao nhiêu nhưng chưa đóng hoặc đóng thiếu kinh phí công đoàn tương ứng. Đây là bước chuyển từ "cơ quan đến kiểm tra thủ công" sang "hệ thống tự phát hiện" và đó mới là thay đổi thực sự mà doanh nghiệp cần hiểu đúng.
Về nguy cơ bị xử phạt hàng loạt ngay lập tức: tôi đánh giá là thấp trong ngắn hạn, vì năng lực thực thi của bộ máy chưa đủ để xử lý đồng thời toàn bộ thị trường. Nhưng điều đó không có nghĩa là an toàn. Nghị định 105 không có điều khoản ân xá cho các khoản nợ tích lũy trước ngày 16/05/2026 nghĩa là số tiền chưa đóng những năm qua vẫn còn đó, cộng lãi phát sinh tính theo lãi suất không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước.
Lời khuyên của tôi thay vì chờ bị truy thu, doanh nghiệp nên chủ động làm việc với Liên đoàn Lao động quận/huyện để rà soát nghĩa vụ, xác nhận số tiền còn thiếu và thương lượng phương án nộp bù. Kinh nghiệm thực tế cho thấy các trường hợp tự nguyện đến làm việc trước luôn được xử lý nhẹ hơn nhiều so với các trường hợp bị phát hiện qua thanh kiểm tra.
Theo ông, trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp nên cân nhắc thế nào giữa việc “đóng thẳng” 2% và việc thành lập công đoàn cơ sở để giữ lại phần kinh phí phục vụ người lao động?
Đây là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp đang đặt ra nhưng chưa có đủ thông tin để trả lời đúng.
Thực tế ít người biết là khi có công đoàn cơ sở, 75% trong tổng số 2% kinh phí công đoàn sẽ được giữ lại tại doanh nghiệp, do Ban chấp hành công đoàn cơ sở quản lý và dùng cho phúc lợi người lao động ngay tại đó. Chỉ 25% nộp lên cấp trên. Nếu không có công đoàn cơ sở, 100% chảy ra ngoài.
Lấy ví dụ một doanh nghiệp có quỹ lương BHXH 1 tỷ đồng/tháng, kinh phí công đoàn là 20 triệu/tháng, tức 240 triệu/năm. Nếu không có công đoàn cơ sở, toàn bộ 240 triệu này nộp ra ngoài. Nếu có công đoàn cơ sở hoạt động đúng nghĩa, 180 triệu trong số đó ở lại doanh nghiệp, phục vụ trực tiếp cho chính người lao động của mình như thưởng tết, thăm hỏi ốm đau, tổ chức sinh hoạt tập thể.
Về lo ngại thủ tục và chi phí quản lý: đây là lo ngại chính đáng, nhưng thực tế không lớn như nhiều người nghĩ. Công đoàn cơ sở không yêu cầu thuê nhân sự riêng. Ban chấp hành thường là người lao động kiêm nhiệm, được hỗ trợ phụ cấp từ chính nguồn kinh phí giữ lại. Chi phí vận hành thực tế của một công đoàn cơ sở hoạt động bài bản ở doanh nghiệp 50–100 người thường chỉ vài triệu đồng mỗi tháng.
Góc nhìn của tôi với doanh nghiệp trên 30 người lao động, bài toán kinh tế nghiêng rõ về phía nên lập công đoàn cơ sở. Còn với doanh nghiệp nhỏ hơn, quyết định nên dựa vào văn hóa nội bộ và chiến lược phát triển nhân sự của từng đơn vị.
Khi dữ liệu BHXH và kinh phí công đoàn ngày càng được số hóa, liên thông để đối chiếu tự động, theo ông đâu là những sai lầm hoặc hiểu nhầm phổ biến nhất khiến doanh nghiệp dễ rơi vào rủi ro pháp lý liên quan đến khoản đóng 2% này?
Qua thực tế tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, tôi thấy có ba nhóm hiểu nhầm phổ biến nhất:
Thứ nhất: nhầm lẫn giữa đoàn phí và kinh phí công đoàn. Đây là hiểu nhầm căn bản nhất. Kinh phí công đoàn là 2% do doanh nghiệp đóng, bắt buộc bất kể có công đoàn hay không. Đoàn phí là 0,5% do đoàn viên đóng khi tham gia công đoàn cơ sở. Rất nhiều kế toán trưởng và thậm chí chủ doanh nghiệp đang nhầm lẫn hai khoản này, dẫn đến không hạch toán, không nộp, và không biết mình đang vi phạm.
Thứ hai: tính sai căn cứ đóng. Kinh phí công đoàn được tính trên tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, không phải lương thực trả hay lương ghi trong hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp đang chỉ tính trên lương cơ bản, bỏ sót các khoản phụ cấp phải đưa vào căn cứ BHXH, dẫn đến đóng thiếu số người và thiếu số tiền mà không hay biết.
Thứ ba: không đăng ký với cơ quan công đoàn cấp trên. Theo quy định, kể cả doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở vẫn phải đóng kinh phí công đoàn về Liên đoàn Lao động quận/huyện nơi đặt trụ sở. Nhiều doanh nghiệp không biết đơn vị mình phải đăng ký với cơ quan nào, nộp vào tài khoản nào và cứ thế bỏ qua nhiều năm. Khi dữ liệu BHXH liên thông tự động, các trường hợp này sẽ là nhóm đầu tiên bị phát hiện.
Điều tôi muốn nhấn mạnh là rủi ro lớn nhất không phải là bị xử phạt ngay, mà là tích lũy nợ âm thầm nhiều năm rồi để lộ ra thì gây áp lực lên dòng tiền của các doanh nghiệp trong bối cảnh có nhiều biến động như hiện nay.
Xin cảm ơn những chia sẻ của ông!