Trong bối cảnh nền kinh tế số đang tăng tốc, các chính sách về thuế thu nhập doanh nghiệp cũng không nằm ngoài lộ trình minh bạch hóa và hiện đại hóa. Nghị định số 320/2025/NĐ-CP vừa ban hành không chỉ đơn thuần là một văn bản hướng dẫn thi hành luật, mà còn là một bước ngoặt quan trọng đối với công tác kế toán và quản trị rủi ro tại mỗi đơn vị.
Một trong những thay đổi có sức ảnh hưởng sâu rộng nhất chính là việc điều chỉnh ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng. Điều này buộc các doanh nghiệp phải thay đổi thói quen chi tiêu bằng tiền mặt vốn đã bám rễ sâu trong các giao dịch nhỏ lẻ, từ đó hình thành một văn hóa tài chính chính xác và tuân thủ cao hơn.
Với việc hạ ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt xuống còn 5 triệu đồng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cộng đồng doanh nghiệp đang đứng trước một cuộc cải cách lớn về quy trình kiểm soát chi phí và minh bạch hóa dòng tiền tài chính.
Câu chuyện từ những hóa đơn nhỏ và rào cản trong việc xác định chi phí hợp lý
Trước đây, các khoản chi như tiếp khách, mua sắm văn phòng phẩm hay sửa chữa thiết bị nhỏ với giá trị dưới 20 triệu đồng thường được nhân viên chi trả bằng tiền mặt và sau đó mang hóa đơn về thanh toán lại với bộ phận kế toán. Tuy nhiên, theo quy định mới, nếu hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức mất quyền được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. "Điều này không chỉ gây thiệt hại trực tiếp về mặt tài chính do số thuế phải nộp tăng lên, mà còn tạo ra áp lực rất lớn cho đội ngũ kế toán trong việc rà soát và đối chiếu từng giao dịch nhỏ lẻ phát sinh hàng ngày, chị Nguyễn Thị Hà, kế toán một công ty nhập khẩu kinh doanh đồ thể thao chia sẻ.
Nếu hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức mất quyền được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã xác lập ba điều kiện nền tảng để một khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý. Đầu tiên, khoản chi đó phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Điểm sáng trong quy định này là chính sách khuyến khích nghiên cứu và phát triển, cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% chi phí thực tế cho hoạt động này, với điều kiện việc áp dụng không dẫn đến kết quả lỗ trong kỳ tính thuế. Thứ hai, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định pháp luật cho mọi giao dịch. Cuối cùng, và cũng là nội dung gây nhiều thảo luận nhất, chính là yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên. Sự chặt chẽ này áp dụng cho cả trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng giá trị vượt ngưỡng quy định, đòi hỏi một quy trình quản lý tài chính nội bộ cực kỳ nghiêm ngặt để tránh các sai sót không đáng có.
Thực tế vận hành cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng khi xử lý các khoản chi phát sinh từ việc ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa phục vụ sản xuất. Nghị định đã mở ra một hướng giải quyết linh hoạt khi chấp nhận các khoản chi này nếu có đầy đủ quy chế tài chính nội bộ, hóa đơn mang tên doanh nghiệp và quan trọng nhất là hình thức thanh toán cuối cùng từ doanh nghiệp cho người lao động phải thực hiện qua ngân hàng.
Bên cạnh đó, cơ chế cho phép tạm tính chi phí được trừ cũng là một điểm nhân văn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp ghi nhận chi phí kịp thời ngay cả khi chưa đến hạn thanh toán thực tế. Tuy nhiên, đây cũng là một phép thử về tính tự giác, bởi nếu đến khi thanh toán mà doanh nghiệp lại sử dụng tiền mặt cho các hóa đơn trên 5 triệu đồng, họ bắt buộc phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí, dù cho lúc đó doanh nghiệp đang trong quá trình thanh tra hay kiểm tra thuế.
Tối ưu hóa dòng tiền doanh nghiệp từ đòn bẩy thuế và quản trị số
Song song với việc siết chặt quản lý chi phí, chính sách thuế mới cũng mang đến những tín hiệu tích cực thông qua việc phân hóa thuế suất theo quy mô doanh thu. Việc áp dụng mức thuế suất 15% cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 3 tỷ đồng và 17% cho nhóm doanh thu từ 3 đến 50 tỷ đồng được đánh giá là một đòn bẩy tài chính quan trọng, giúp các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có thêm nguồn lực để tái đầu tư và phát triển.
Đặc biệt, thu nhập của các cơ quan báo chí, nhà xuất bản hay các hợp tác xã nông nghiệp còn được hưởng mức thuế ưu đãi 10% trong suốt thời gian hoạt động. Sự kết hợp giữa quản trị chặt chẽ và ưu đãi mục tiêu này cho thấy định hướng rõ ràng của Chính phủ trong việc vừa chống thất thu thuế, vừa nuôi dưỡng nguồn thu bền vững từ các khu vực kinh tế tiềm năng.
Nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng khi xử lý các khoản chi phát sinh từ việc ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa phục vụ sản xuất.
Về phía chuyên gia kinh tế, TS Nguyễn Trí Hiếu đánh giá, Nghị định 320/2025/NĐ-CP là công cụ sắc bén để làm trong sạch môi trường kinh doanh. Việc hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt sẽ hạn chế tối đa tình trạng mua bán hóa đơn khống và các giao dịch ngầm vốn là kẽ hở cho việc trốn thuế. Để thích ứng, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa lại quy trình thu mua, đẩy mạnh việc sử dụng thẻ doanh nghiệp hoặc các phương thức thanh toán điện tử cho mọi giao dịch, dù là nhỏ nhất. Đồng thời, các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế hay nghiên cứu khoa học cũng cần được thực hiện đúng quy trình để được ghi nhận vào chi phí hợp lý, góp phần thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp một cách bài bản và minh bạch.
Cũng theo ông Hiếu, việc triển khai các quy định này chỉ có thể đạt được hiệu quả tối ưu nếu doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống quản trị dữ liệu đồng bộ và minh bạch. Sự phối hợp giữa các bộ phận, từ thu mua đến kế toán và ban giám đốc, phải dựa trên nền tảng hiểu biết sâu sắc về luật thuế mới. Những thay đổi về ngưỡng thanh toán này không chỉ đơn giản là một yêu cầu tuân thủ, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ hiệu quả chi tiêu, loại bỏ những khoản chi không thiết thực và tối ưu hóa dòng tiền.
Trong tương lai gần, khi công nghệ blockchain và trí tuệ nhân tạo được ứng dụng sâu hơn vào quản lý thuế, những doanh nghiệp đã sớm thích nghi với việc thanh toán không dùng tiền mặt sẽ sở hữu lợi thế lớn về uy tín tài chính và khả năng tiếp cận các nguồn lực ưu đãi từ phía Nhà nước cũng như các tổ chức tài chính quốc tế.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP thực sự là một bài toán đòi hỏi sự đầu tư về trí tuệ và công nghệ của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng, thực thi chuẩn xác các quy định về chi phí được trừ và tận dụng tối đa các mức thuế suất ưu đãi sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp bền vững hơn. Hạ tầng niềm tin số của quốc gia đang được bồi đắp từ chính những thay đổi nhỏ nhưng quyết liệt như ngưỡng 5 triệu đồng này, tạo ra một sân chơi công bằng, minh bạch cho mọi thành phần kinh tế trong kỷ nguyên mới./.
